Part１をまだお読みでない方

https://respo.co.jp/blog/leadership/18400/

今回は会議内で発言しやすい環境をどう作るか
具体的な進行方法についてお伝えします。

この会議とは、
議題テーマに沿って出席者から意見を求め、
最終的に何かを決定することをゴールとします。

①考える　②共有する　③発表する

ポイントは下記の３つ
①考える　②共有する　③発表する

①考える
→個々に意見を考える時間（5～10分程度で白紙に下書き）

②共有する
→共有確認できる時間（2～3名で下書き内容を共有し纏める）
※同一の意見を纏め、違う意見は残す

③発表する
→発言する時間（纏めた内容を代表者が発表）

この３ステップです。
ご覧になって「そこまで細かくする必要があるのか？？」と
お思いになる方もおられるでしょう。

意見が出る会議が、いつも進行できていれば
ここまでする必要は当然ないです。

しかし、「意見が出ない」「いつも言う人が同じ」と
感じておられるのであれば、見直してみてはいかがでしょうか？

重要なのは２or３名で共有確認すること

ちなみに、上記のポイントで一番重要なのは、
②の２or３名で共有確認することです。

「この人と同じ意見で安心した」
「同様の意見の人がいるなら発言できそうだ」
こういう心理的安全性が生じやすくなります。
他には「違う意見が聞けて視野がひろがった」
ということもあるかもしれません。

いきなり出席者全員の前で発言共有することは
“恥ずかしがり屋”“緊張屋”の人たちにとっては
ホントに拷問かもしれません。

一度でもそんな会議の場を経験してしまうと、
次の会議の場で“貝”になるのは必至ですよね。

よって、あくまで仲間同士２or３名の小グループで
共有確認するステップを経てから全体共有するのが
効率悪いようにみえて、
結果、効率が良くなることがあります。

また共有する際、ひそひそ声で話させないようにご注意を。
例えば、無音で静寂のカフェで会話はしにくいもの。
よって、インストゥルメンタルのBGMを
Bluetoothスピーカーなどで再生し、
“音のカーテン”を作ることも効果的です。

但し、話に盛り上がり脱線してしまうグループも出てしまうので、
最初に制限時間を決めて、時間管理の指示も忘れずに。
10～15分程度でよいと思います。
仮に時間内に纏めきれず、途中段階の意見でも
十分かと思われます。

個人での下書きは、なるべく会議内で

次に重要なのは、①個人での下書きです。
効率よくするために会議までに、
事前に内容の指示を出しておいて
下書きを済ませて会議に臨ませるということもできます。

この場合の注意点として、

●通常業務に考える時間を捻出するのが難しい
●そもそも会議テーマを勘違いして受け取り、ズレた意見を記載してしまう
●忘れ or サボり 等で会議に臨む人がいる
などがあります。

よって、なるべくなら会議時間内で、
①の個人で整理する時間を作ることをおススメします。
議題内容に応じて5分～10分程度で十分かと思います。

出た意見には、しっかり受け止めすることを忘れずに

最後に、③の発表では
意見に対して否定せず、しっかりと受け止めることを忘れずに。
もし、是正したい、是正すべき意見が出た場合は、
理解と共感を言葉で示してから
あるべき方向に是正することをおススメします。

意見するという行為が、承認されると
“言ってよかったんだ”
“これくらいなら私も意見できる”という自信につながり、
“次の会議でも意見しよう”という動機につながります。
この積み重ねによって、
前段の①と②のステップを省き、いきなり③から求めても
意見が出易くなるチームの会議に発展するでしょう。

ここまでが、会議内における心理的安全性に配慮した
進行方法をご紹介しました。

無理に纏めて決定しようとせず「ペンディング」もあり

最後に、進行役の心理的安全性について
以前、「どう結論をまとめてよいかわからない」という
質問をいただたことがあります。

リーダーの立場として、
“しっかり纏めないといけない”という
プレッシャーのような使命感があるのでしょう。

ただ、無理に決定させようとせず
「ペンディング」という判断を
堂々と使うこともおススメします。

●一旦熟考して決める
●別のリーダーに相談して決める
●上層部に相談して決める

など、独りで決断しようとせず、頼れるものは頼りながら
経験値を増やしてみてはいかがでしょうか。

また次回